Datenschutzerklärung

Überblick

Shepherd Atlas („wir“, „uns“ oder „der Dienst“) ist eine Verwaltungsplattform für religiöse Gemeinschaften. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und wie wir sie schützen, wenn Sie Shepherd Atlas nutzen.

Shepherd Atlas handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag der religiösen Organisation, die die Plattform nutzt; diese ist der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Daten gehören der Gemeinde. Wir verarbeiten sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nur nach deren Weisung.

Für Organisationen in der EU stellen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

Welche Daten wir erheben

Kontodaten: Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash — niemals im Klartext).

Organisationsdaten: Mitgliederdaten, Familienzuordnungen, Spendenhistorie, Veranstaltungsteilnahmen, Kommunikation, Predigtarchiv und Angaben zu Ehrenamtlichen — sämtlich von den Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation eingegeben. Diese Daten gehören Ihrer Organisation.

Nutzungsdaten: Übliche Serverprotokolle einschließlich IP-Adressen, Browsertyp und aufgerufener Seiten. Wir verwenden sie zur Absicherung und Fehlerbehebung des Dienstes.

Besondere Kategorien: Die Religionszugehörigkeit ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. Soweit Ihre Organisation solche Daten in der Plattform führt, verarbeiten wir sie ausschließlich in ihrem Auftrag und auf Grundlage der von ihr gewählten Rechtsgrundlage — für Religionsgemeinschaften regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO.

Wie wir Daten verwenden

Wir verarbeiten Daten ausschließlich, um den Dienst bereitzustellen. Konkret:

• Bereitstellung der Verwaltungsfunktionen, die Ihre Organisation nutzt
• Versand von E-Mails, die Ihre Organisation veranlasst
• Erstellung von Auswertungen und Zusammenfassungen innerhalb Ihrer eigenen Daten
• Absicherung des Dienstes und Aufklärung von Missbrauch
• Abwicklung von Zahlungen für Ihr Abonnement

Wir verkaufen keine Daten. Wir verwenden die Daten Ihrer Gemeinde nicht für Werbung und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die unten genannten Dienstleister, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind.

KI-Funktionen und Daten

Die Auswertungen in Shepherd Atlas („Smart Insights“) werden deterministisch aus den Daten Ihrer eigenen Organisation berechnet. Sie laufen auf unseren Systemen und übermitteln keine Gemeindedaten an externe KI-Anbieter.

Sollten künftig Funktionen hinzukommen, die externe Sprachmodelle einsetzen, werden sie gesondert ausgewiesen und bleiben deaktiviert, bis Ihre Organisation sie ausdrücklich aktiviert.

Speicherung und Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und verschlüsselt gespeichert. Passwörter werden mit bcrypt gehasht und sind für uns nicht einsehbar.

Der Zugriff innerhalb Ihrer Organisation wird über Rollen gesteuert: Nicht jede Person mit einem Zugang sieht Spendenhöhen oder seelsorgerliche Notizen. Die Vergabe dieser Rollen liegt bei Ihrer Organisation.

Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange Ihre Organisation ein aktives Konto unterhält. Nach einer Kündigung werden die Daten Ihrer Organisation innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bitte beachten Sie, dass für Spendendaten steuerliche Aufbewahrungsfristen gelten können — nach § 147 AO in der Regel zehn Jahre. Diese Pflicht trifft Ihre Organisation als Verantwortliche; exportieren Sie Ihre Daten daher vor einer Kündigung.

Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

• Hosting und Datenbank: Betrieb der Anwendung und Speicherung der Daten — beide in Frankfurt am Main (EU). Das Content-Delivery-Netzwerk kann statische, personenbezogene-datenfreie Inhalte (Layout, Bilder, Skripte) zur Beschleunigung an anderen Standorten zwischenspeichern; Mitglieder- und Organisationsdaten werden davon nicht berührt und ausschließlich in der EU verarbeitet
• Stripe: Zahlungsabwicklung für Abonnements — Zahlungsdaten erreichen unsere Server nicht
• Resend: Versand von E-Mails, die Ihre Organisation auslöst
• Sentry: Fehlerprotokollierung zur Stabilität des Dienstes

Mit jedem dieser Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine aktuelle Liste mit Sitz und Verarbeitungsort der einzelnen Anbieter stellen wir auf Anfrage bereit.

Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung. Diese sind für den Betrieb erforderlich und lassen sich nicht abwählen.

Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht. Es findet keine seitenübergreifende Verhaltensanalyse statt.

Deshalb werden Sie auch nicht um eine Cookie-Einwilligung gebeten. Einwilligungspflichtig sind nach § 25 Abs. 1 TDDDG nur Cookies, die nicht unbedingt erforderlich sind. Wir setzen ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) — es gibt also nichts einzuwilligen und kein Banner wegzuklicken.

Ihre Rechte nach der DSGVO

Als betroffene Person haben Sie gegenüber dem Verantwortlichen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21)

Verantwortlich für Ihre Daten ist in aller Regel Ihre Gemeinde, nicht Shepherd Atlas. Richten Sie Anfragen daher zunächst dorthin; wir unterstützen die Organisation bei der Beantwortung.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes. Für Einrichtungen in kirchlicher Trägerschaft können abweichend das KDG oder das DSG-EKD und die jeweiligen kirchlichen Datenschutzaufsichten maßgeblich sein.

Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung erreichen Sie uns unter support@shepherdatlas.com.